Hoewel al van ERA gehoord te hebben, was het vooral via de nieuwsbrief dat CHR Mons-Hainaut kennismaakte met de diensten van ERA op het vlak van kostenbeheersing. Het ziekenhuis kwam zo terecht bij Christophe De Vleeschouwer, een ERA-expert die gespecialiseerd is in onder andere energie en grootschalige projecten in verschillende sectoren.
Na een gedetailleerde voorstelling van de diensten van ERA, besliste het ziekenhuis om het avontuur aan te gaan, vooral vanwege ERA’s coherente, gestructureerde en transparante werkwijze. “De aanpak van ERA past volledig binnen de filosofie van CHR”, zegt Cédric van Themsche, verantwoordelijke voor de cel projecten en hervormingen bij CHR Mons-Hainaut. “Naast onderhandelingen met leveranciers over prijzen en contracten, analyseert ERA ook de volledige context van een productkost. Naast de prijs bekijken ze dus ook de achterliggende processen en verbruikspatronen”. Als vertrekpunt voor het onder de loep nemen van een bepaalde uitgavencategorie, bezorgt ERA mogelijke klanten ook steeds een situatierapport. Dat geeft een duidelijk beeld van de huidige uitgaven in een bepaalde kostencategorie en dient als basis voor heldere prijsafspraken tussen ERA en de klant.
Een organisatie heeft meestal te weinig tijd om zelf aan kostenbeheersing te doen. Vanwege de talrijke factoren die van invloed zijn op bepaalde kosten, maar ook doordat er daarbij vaak uiteenlopende competenties nodig zijn. Een ziekenhuis met al zijn verschillende departementen is daar een perfecte illustratie van. Als concreet voorbeeld haalt Van Themsche de gerealiseerde besparingen aan bij het gebruik van medisch gas. Bij het beheer van de gasflessen zijn talrijke diensten betrokken, zoals de technische dienst, de apotheek, de aankoopdienst, het verplegend personeel en de financiële dienst. Goede communicatie tussen de diensten en duidelijke werkprocedures zijn in zo’n geval niet steeds makkelijk tot stand te brengen. ERA stelde voor om dieper in te gaan op de kostenpost van het medisch gas en er bleken effectief aanzienlijke verborgen kosten aan verbonden te zijn. Uit onverwachte hoek dook er dus een interessante besparingsopportuniteit op. “De analyse van ERA toont het belang van een globale beleidsaanpak en van uitvoerige gesprekken met alle partners”, zegt Van Themsche.
Dankzij ERA bespaart CHR de Mons-Hainaut momenteel zo’n 30 tot 40% op zijn vroegere uitgaven in bepaalde kostencategorieën. Dit dankzij prijsonderhandelingen met leveranciers over terugkerende kosten, maar ook door het herbekijken van complete processen zoals bijvoorbeeld in het geval van het logistieke beheer van de flessen medisch gas. En de toekomst ziet er rooskleurig uit, want ERA neemt momenteel nog andere kostencategorieën onder de loep, waaronder telefonie, HVAC en energie.
Momenteel is ERA nog wekelijks in contact met het ziekenhuis. “ERA maakt grote vorderingen in de verschillende dossiers en al het betrokken personeel, gaande van directie tot uitvoerend personeel, is enorm tevreden over de samenwerking. De aanpak van ERA brengt enkele aandachtspunten aan het licht waardoor we een nog betere manier van werken kunnen nastreven”, besluit Cedric Van Themsche.